Die di­gi­ta­le Trans­for­ma­ti­on der öf­fent­li­chen Ver­wal­tung schrei­tet in der Schweiz kon­ti­nu­ier­lich vor­an. Ge­mein­den, Städ­te, Kan­to­ne und öf­fent­li­che In­sti­tu­tio­nen in­ves­tie­ren in E-Go­vern­ment-An­ge­bo­te, di­gi­ta­le Dos­siers und mo­der­ne Fach­an­wen­dun­gen. Den­noch en­det ein über­ra­schend gros­ser Teil der Pro­zes­se nach wie vor auf Pa­pier – ge­nau dann, wenn ei­ne rechts­kon­for­me Frei­ga­be oder Be­stä­ti­gung er­for­der­lich wird.

Do­ku­men­te wer­den aus­ge­druckt, un­ter­schrie­ben, ab­ge­stem­pelt oder ma­nu­ell frei­ge­ge­ben, be­vor sie wie­der di­gi­tal ar­chi­viert oder wei­ter­ge­lei­tet wer­den. Die­se Me­di­en­brü­che ver­ur­sa­chen un­nö­ti­gen Auf­wand, ver­län­gern Be­ar­bei­tungs­zei­ten und er­schwe­ren ei­ne kon­se­quent di­gi­ta­le Ver­wal­tung.

Elek­tro­ni­sche Si­gna­tu­ren und elek­tro­ni­sche Sie­gel bie­ten die Mög­lich­keit, die­se Pro­zes­se voll­stän­dig di­gi­tal ab­zu­bil­den – oh­ne Kom­pro­mis­se bei Si­cher­heit, Nach­voll­zieh­bar­keit oder Rechts­kon­for­mi­tät.

In der öf­fent­li­chen Ver­wal­tung gibt es zahl­rei­che Pro­zes­se, bei de­nen Do­ku­men­te rechts­gül­tig frei­ge­ge­ben oder ih­re Her­kunft ein­deu­tig be­stä­tigt wer­den müs­sen.

Typische Beispiele sind:

Dabei erfüllen Signaturen und Siegel unterschiedliche Aufgaben:

Die elektronische Signatur bestätigt die Willenserklärung einer natürlichen Person – beispielsweise einer Amtsleiterin, eines Gemeindeschreibers oder einer Behördenvertreterin.

Das elektronische Siegel weist dagegen die Herkunft und Integrität eines Dokuments nach und bestätigt, dass dieses von der jeweiligen Behörde oder Organisation stammt. Gerade bei standardisierten oder automatisiert erstellten Dokumenten bietet das elektronische Siegel einen erheblichen Mehrwert.

Eine moderne Lösung für Vertrauensdienste umfasst weit mehr als das eigentliche Signieren eines Dokuments.

Für öffentliche Verwaltungen stehen insbesondere folgende Anforderungen im Vordergrund:

Ge­ra­de weil Be­hör­den täg­lich mit ver­trau­li­chen In­for­ma­tio­nen ar­bei­ten, sind Da­ten­si­cher­heit, Com­p­li­an­ce und Da­ten­ho­heit zen­tra­le Kri­te­ri­en bei der Aus­wahl ei­ner Lö­sung.

Mit der fort­schrei­ten­den Di­gi­ta­li­sie­rung ge­win­nen au­to­ma­ti­sier­te Ver­wal­tungs­pro­zes­se zu­neh­mend an Be­deu­tung. Do­ku­men­te wer­den heu­te häu­fig di­rekt aus Fach­an­wen­dun­gen oder Do­ku­men­ten­ma­nage­ment­sys­te­men er­stellt.

Hier kom­men elek­tro­ni­sche Sie­gel be­son­ders zum Tra­gen. Sie er­mög­li­chen es, Do­ku­men­te au­to­ma­ti­siert mit ei­nem be­hörd­li­chen Her­kunfts­nach­weis zu ver­se­hen, oh­ne dass je­des ein­zel­ne Do­ku­ment ma­nu­ell un­ter­schrie­ben wer­den muss. Das eig­net sich bei­spiels­wei­se für Be­stä­ti­gun­gen, Re­gis­ter­aus­zü­ge, Be­schei­ni­gun­gen oder an­de­re stan­dar­di­sier­te Do­ku­men­te mit ho­hem Vo­lu­men.

Da­durch las­sen sich Pro­zes­se be­schleu­ni­gen, Me­di­en­brü­che ver­mei­den und gleich­zei­tig die Au­then­ti­zi­tät der Do­ku­men­te zu­ver­läs­sig nach­wei­sen.

Mit De­ep­Sign ­steht öf­fent­li­chen Ver­wal­tun­gen ei­ne in der Schweiz ent­wi­ckel­te Platt­form für elek­tro­ni­sche Si­gna­tu­ren und Sie­gel zur Ver­fü­gung, die spe­zi­ell auf ho­he An­for­de­run­gen an Si­cher­heit, Da­ten­schutz und Rechts­kon­for­mi­tät aus­ge­rich­tet ist.

Die Lö­sung un­ter­stützt qua­li­fi­zier­te elek­tro­ni­sche Si­gna­tu­ren (QES) ge­mäss Zer­tES und er­mög­licht dar­über hin­aus den Ein­satz elek­tro­ni­scher Sie­gel für or­ga­ni­sa­ti­ons­be­zo­ge­ne Do­ku­men­te. In Kom­bi­na­ti­on mit De­epID las­sen sich Iden­ti­tä­ten si­cher di­gi­tal ve­ri­fi­zie­ren und voll­stän­dig di­gi­ta­le Frei­ga­be­pro­zes­se rea­li­sie­ren.

Darüber hinaus bietet DeepSign unter anderem:

So kön­nen Ver­wal­tun­gen ih­re be­ste­hen­den Pro­zes­se schritt­wei­se di­gi­ta­li­sie­ren, oh­ne ih­re be­ste­hen­de IT-Land­schaft grund­le­gend ver­än­dern zu müs­sen.

Die Di­gi­ta­li­sie­rung en­det nicht bei elek­tro­ni­schen For­mu­la­ren oder di­gi­ta­len Dos­siers. Erst wenn Do­ku­men­te voll­stän­dig di­gi­tal er­stellt, frei­ge­ge­ben, be­stä­tigt und ar­chi­viert wer­den kön­nen, ent­ste­hen durch­gän­gi­ge Ver­wal­tungs­pro­zes­se.

Elek­tro­ni­sche Si­gna­tu­ren und elek­tro­ni­sche Sie­gel leis­ten da­zu ei­nen wich­ti­gen Bei­trag. Sie re­du­zie­ren ad­mi­nis­tra­ti­ven Auf­wand, ver­kür­zen Be­ar­bei­tungs­zei­ten und schaf­fen gleich­zei­tig Ver­trau­en in die Echt­heit, In­te­gri­tät und Her­kunft di­gi­ta­ler Do­ku­men­te. Da­mit wer­den sie zu ei­nem zen­tra­len Bau­stein ei­ner mo­der­nen, ef­fi­zi­en­ten und bür­ger­na­hen Ver­wal­tung.