Für Gemeinden ist IT-Sicherheit ohne Dienstleister nicht zu haben

7. Dezember 2022, 07:12
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Marco Petoia, Mitbesitzer RIZ: "Das teils verbreitete Bild des verstaubten Gemeindebüros ist definitiv veraltet."

Gemeinden sind keine Unternehmen, aber müssen – und wollen – ihre IT ebenso modernisieren, sagt Marco Petoia vom Gemeinde-RZ-Betreiber RIZ in Wetzikon. Fällanden und Bauma erklären uns, warum.

Die zweite repräsentative Gemeinde-Befragung zur Digitalisierung der Städte und Gemeinden vom Verein "Myni Gmeind" mit dem Schweizerischen Gemeindeverband (SGV) und dem Meinungsforschungsinstitut Transferplus zeigt: Zwar beurteilt die grosse Mehrheit den technologischen Wandel positiv, doch die eigenen Digitalisierungs-Anstrengungen werden skeptisch betrachtet.
Nachholbedarf besteht demnach besonders bei der Modernisierung von Verwaltungsprozessen in Sachen E-Government, Online-Schalter und bei der Kommunikation mit Bevölkerung und Wirtschaft. Besser sieht es hingegen bei der Infrastruktur aus: Die Corona-Pandemie hat dazu beigetragen, digitale Instrumente beispielsweise für die virtuelle Zusammenarbeit einzuführen. Zudem sind diverse neue Projekte gestartet worden, wie erst kürzlich die von 53 Zürcher Gemeinden des Vereins IG Nest ZH angestrebte Zentralisierung der Steuersoftware.
Bei der gerade erst im Rahmen eines Management-Buy-outs privatisierten RIZ in Wetzikon haben wir Verwaltungsratspräsident und nun auch Mitbesitzer Marco Petoia gefragt, wie dort die aktuelle Situation eingeschätzt wird. Ausserdem haben wir bei der RIZ-Kundschaft in Fällanden und Bauma nach dem Stand der Digitalisierung und den nächsten Schritten gefragt.
Die aktuelle Lage: Software-Anbieter in der Pflicht
In den beiden Gemeinden ist man sich einig, dass die Corona-Zeit definitiv zu einem Digitalisierungsschub geführt und intern wie in der Kommunikation mit der Bevölkerung deutliche Spuren hinterlassen hat. So erklärt Roberto Fröhlich, seit 2017 Gemeindeschreiber von Bauma, wie sich die Ansprüche verändert haben: "Viele Einwohnerinnen und Einwohner der Gemeinde Bauma erwarten, dass sich physische Behördengänge vermeiden lassen und nutzen unsere Gemeindedienstleistungen vermehrt online." Verwaltungsintern seien seit den Lockdowns im Frühjahr 2020 Remote-Working-Konzepte schnell und pragmatisch umgesetzt worden und Schulungen und Sitzungen werden seither deutlich häufiger online oder hybrid abgehalten. Zudem haben die Erfahrungen aus den Corona-Jahren auch "Niederschlag in den Legislaturzielen des Gemeinderates gefunden, in denen Digitalisierungsfragen als zentrale Herausforderungen der Legislatur 2022–2026 identifiziert worden sind", so Fröhlich.
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Roberto Fröhlich, Gemeindeschreiber von Bauma
Ganz ähnlich tönt es in Fällanden. Laut Andreas Hirschbühl, der dort seit 2020 als Fachverantwortlicher ICT amtet, zeigt sich die nach Corona definitiv gewandelte Lage unter anderem darin, dass die "interne Zusammenarbeit – speziell in Zeiten von Homeoffice – durch die Einführung von Kommunikations- und Kollaborationstools und einer Gever-Lösung vorangetrieben" wurde. Auch Hirschbühl streicht heraus, dass die Förderung der Digitalisierung ein Legislaturziel und daher ein zentraler Punkt der Gemeindepolitik sei: "Wir sind mittendrin. In einigen Bereichen (Gever, Finanzen) arbeiten wir heute bereits weitestgehend papierlos. In anderen Bereichen sind wir noch nicht ganz soweit, weil zum Beispiel die gesetzlichen Grundlagen die Papierform vorschreiben oder Softwareanbieter gewisse Vorgaben noch nicht vollständig umgesetzt haben." Konkret nennt er das kürzlich eingeführte "eBaugesucheZH" und das schon seit einigen Jahren genutzte "eUmzug", wobei "solche Vorhaben sich aber meistens nicht im Alleingang, sondern nur zusammen mit Kanton und Bund umsetzen lassen", wie er nachschiebt.

Gesetzgebung hinkt der Technologie nach

Auch der Gemeindeschreiber von Bauma meint, dass Bauma im Vergleich mit ähnlich grossen Gemeinden der Schweiz in Sachen Digitalisierung schon ziemlich weit sei. Die Geschäftsverwaltung Gever sei bereits vor fast 10 Jahren eingeführt worden, allerdings hinke "die Gesetzgebung der technologischen Entwicklung hinterher". Noch immer müssten zahlreiche Dokumente gestempelt respektive handschriftlich unterzeichnet werden, damit sie Rechtskraft entfalten, sodass "viele Verwaltungsprozesse noch immer nicht medienbruchfrei" laufen, führt er aus. Ein Dilemma, da Gever der Dreh- und Angelpunkt der täglichen Arbeit sei, über die Geschäftsverwaltungslösung – soweit es der rechtliche Rahmen zulasse – sämtliche Akten digital bearbeitet würden, wie er nachschiebt. "Auch in der Zusammenarbeit mit anderen Gemeinden, dem Kanton oder dem Bund lassen sich viele Geschäfte elektronisch erledigen." Noch nicht abschliessend geklärt sei aber unter anderem die Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente, so Fröhlich.
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Andreas Hirschbühl, Fachverantwortlicher ICT in Fällanden.
In Fällanden, erklärt Hirschbühl, ist Gever Ende 2020 für die politische Gemeinde eingeführt und mit dem Zusammenschluss der Schulgemeinde zur Einheitsgemeinde per Anfang 2022 dessen Nutzung auch auf die Schule ausgeweitet worden. Er nennt die Änderungen in den täglichen Abläufen der Mitarbeiter und das damit verbundene Change-Management wichtige und nicht zu unterschätzende Bestandteile eines solchen "Organisationsprojektes". Die Gemeinde sei mit Gever und den eingeführten Kollaborationstools gut aufgestellt, werde "aber in den nächsten Monaten und Jahren auch durch die hier schnell voranschreitenden Entwicklungen sicher noch einige grössere Schritte machen können".
Wichtiges Thema der beiden Gemeinden ist die ICT- und Cybersecurity. Sie ist in Bauma wie in Fällanden zentral für die Auslagerung der IT-Infrastruktur an den IT-Dienstleister RIZ. "In der heutigen Zeit der Vernetzung und der damit zusammenhängenden Bedrohung durch Cyberattacken ist eine eigenständige IT für unsere Grösse kaum vorstellbar", erklärt Fällandens ICT-Chef Hirschbühl: "Verfügbarkeit, Sicherheit und Effizienz sind wesentliche Treiber, um IT-Dienstleister zu nutzen." Fröhlich ergänzt, dass die Komplexität der IT-Systeme fortlaufend zunehme und "sich dynamisch verändernde Anforderungen insbesondere hinsichtlich des Datenschutzes und der Datensicherheit" hinzukommen. Bauma könne es sich "schlicht nicht leisten, eine hinreichend ressourcierte gemeindeeigene IT-Abteilung zu haben, welche die Bereitstellung und den Betrieb der IT-Infrastruktur gewährleistet" und kaufe dies bei einem spezialisierten externen Partner ein.

So siehts der IT-Dienstleister

Petoia stellt zunächst einmal klar, dass es zwar durchaus noch Verwaltungen gibt, die ihre Server nicht outsourcen. Aber der "Trend geht seit einigen Jahren ganz klar in Richtung Cloud-Lösungen. Dementsprechend werden virtuelle Umgebungen und generell Full-Outsourcing-Partner für IT-Lösungen gesucht." Ausserdem betont er, die grosse Offenheit und das Interesse für neue digitale Arbeitswelten vieler Gemeinden. Mit der Pandemie sei die Nachfrage nach Kollaborationstools stark gewachsen. Generell habe die Akzeptanz und Affinität zu digitalen Arbeitstools, Remote Work und für neue Technologien deutlich zugenommen, laut Petoia "eine sehr positive Entwicklung". Der Remote-Arbeitsplatz sei in den Gemeinden inzwischen selbstverständlich und wie bei Unternehmen sei die Umsetzung abhängig vom Arbeitsinhalt, der Arbeitsform, Datenhandhabung und auch der (Führungs-)Kultur.
Wenig überraschend, so Petoia weiter, seien derzeit am meisten Tools und Services gefragt, die neben den gängigen Fachapplikationen und betriebsspezifischen Lösungen Kollaborations- und Kommunikationslösungen adressieren. Konkret nennt er Applikationen wie Microsoft Teams, Sharepoint und auch Lösungen zur Automatisierung wie PowerApps und Bots.
Als neuen Fokus der jetzt privatisierten RIZ verweist er auf die mögliche Begleitung der Gemeinden im gesamten Prozess der digitalen Transformation, dem Change Management sowie das Angebot eines innovativen Modern Workplace und den weiteren Ausbau der Cloud Services. Ausserdem nennt Petoia Chancen, die darin schlummern, dass heute Infrastruktur, Applikationen, Endgeräte und Services sehr eng miteinander verzahnt seien. "Umso besser alles aufeinander abgestimmt ist, miteinander interagiert und als ganzheitliche Lösung designt wird, umso höher ist die Nutzer-Freundlichkeit, die Effizienz und die Möglichkeiten, welche sich daraus ergeben." Denn nützlich sei der Remote-Zugriff erst, wenn er auch mit digitalisierten Prozessen hinterlegt ist. Wenn der Zugriff aufs Baugesuchsprogramm im Homeoffice zwar möglich ist, aber die Dokus des Baudossiers im Mäppli auf dem Bürotisch liegen, helfe das niemandem: "Ein digitalisierter Prozess mit Medienbruch ist kein wirklicher Mehrwert."
Davon abgesehen sei neben der Befähigung der Mitarbeitenden zum Umgang mit den neuen Arbeitsmitteln und der Sicherstellung des Datenschutzes ebenso nötig, Antworten zu liefern auf die Frage, wie Arbeitsprozesse definiert, Gever-Lösungen integriert werden. Zudem stehe mit der Digitalisierung auch die Neugestaltung der Führungsrolle und die positive Beeinflussung der Zusammenarbeit sowie der Kultur auf der Agenda, so Petoia weiter. Mit der Privatisierung erschliesse sich das RIZ hier nun neue Möglichkeiten, was deshalb wichtig sei, weil auch die Gemeinden aus einer breiten Palette zahlreicher Dienstleister wählen können. Zudem müssten öffentliche Institutionen ab einer gewissen Grösse in öffentlichen Submissionsverfahren unterschiedliche Anbieter evaluieren.

Gemeinden sind keine Unternehmen

Fragt man Petoia nach den IT-Herausforderungen in den Gemeinden, ergänzt er die Einschätzungen in Sachen Qualität und Kosten noch mit dem Aspekt der Qualifikation. Denn die Kompetenzanforderungen an IT-Fachkräfte seien enorm gewachsen. Eine IT-Abteilung benötige heute ein hochspezialisiertes Team mit sehr breitem Fachwissen, auch wenn gewisse Fachkompetenzen nicht täglich benötigt werden, müssten die gleichwohl aktuell gehalten werden, so Petoia. "Alles selbst abzudecken und für alle Eventualitäten vorbereitet zu sein, ist per se eine grosse Herausforderung und das kann sich kaum eine Gemeinde noch leisten." Und ergänzt er, das gelte unabhängig davon, dass man diese Fachkräfte dann auch noch finden müsse. "Wir als RIZ", illustriert er die Lage in Sachen IT-Security, "investieren umfassend in personelle, finanzielle und technische Ressourcen, um höchste Sicherheitsstandard zu erfüllen und gleichzeitig unsere Systeme immer wieder den neuen Gefahren und Entwicklungen anzupassen". Das mache klar, dass allein schon die IT-Security nicht als Nebenbei-Aufgabe erfüllt werden kann.
Auch bricht der RIZ-Mitinhaber für die Verwaltungen eine Lanze und sagt klar: "Das teils verbreitete Bild des verstaubten Gemeindebüros ist definitiv veraltet." Heute seien die Gemeinden sehr interessiert an neuen digitalen Lösungen und wie diese der Verwaltung und somit der Bevölkerung dienen können. Man dürfe eben nicht vergessen, dass eine Gemeinde nicht die gleiche Freiheit geniesst wie ein Privatunternehmen. Haben diese etwas vereinfacht gesagt in erster Linie die Kunden, Eigentümer und Mitarbeitende zufriedenzustellen, beeinflussen eine Gemeinde doch viel mehr Stakeholders und Faktoren, so Petoia. Neben zahlreichen regulatorischen und gesetzlichen Vorgaben eben auch Akteure und Instanzen wie die Bevölkerung, politische Parteien, Kantone, der Bund und andere Interessenvertreter mehr. Sein Fazit: "In einem solchen Ökosystem sind Veränderungen nicht in der selben Geschwindigkeit oder Freiheit umsetzbar, umso mehr sind die Fortschritte positiv zu werten."

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