KI ist im Büroalltag vieler Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Eine von HP Schweiz in Auftrag gegebene Studie unter 1'367 Büroangestellten aus der Deutschschweiz zeigt jedoch, dass in vielen Unternehmen der Einsatz noch nicht ausreichend geregelt ist. Mehr als die Hälfte der Schweizer Büroangestellten geben an, dass sie KI-Tools mindestens einmal pro Woche im Arbeitsalltag nutzen. Doch vielerorts ist unklar, welche Tools erlaubt sind und welche Informationen darin eingegeben werden dürfen. Die Fehlende Governance für den Einsatz von KI-Tools wird so rasch zum Sicherheitsrisiko für Unternehmen.

Die Studienergebnisse zeigen eine breite Akzeptanz von KI im Arbeitsalltag. Rund 76 Prozent der Befragten stehen dem Einsatz von KI im Job eher oder sehr positiv gegenüber. Besonders hoch ist die Zustimmung bei jüngeren Erwerbstätigen: In der Generation Z sind es 91 Prozent, bei den Millennials knapp 80 Prozent. Auch ihr Wissen schätzen viele Befragte als gut ein: 71 Prozent fühlen sich beim Thema KI eher oder sehr gut informiert. Mehr als die Hälfte der Befragten nutzt KI-Tools mindestens einmal pro Woche beruflich: Am häufigsten für die Recherche und Informationssuche (65 Prozent) sowie für Schreiben, Überarbeiten und Zusammenfassen von Texten (63 Prozent). Auch Übersetzungen mit KI sind mit 47 Prozent weit verbreitet. Für Datenanalysen, Auswertungen und Berichte wird KI bisher deutlich seltener genutzt (27 Prozent). KI entwickelt sich damit zunehmend zu einem selbstverständlichen Arbeitsinstrument. Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen den Einsatz von KI-Tools aktiv steuern.

Allerdings zeigt die Studie, dass es genau in diesem Bereich noch grossen Aufholbedarf gibt. Lediglich 45 Prozent der Befragten geben an, dass ihr Unternehmen KI-Schulungen anbietet. Bei den Cybersecurity-Schulungen liegt der Wert mit 58 Prozent höher, bei Phishing-Tests mit 62 Prozent nochmals darüber.

Nicht nur bei den Schulungen, sondern auch bei den verbindlichen Richtlinien gibt es vielerorts noch Lücken. Nur rund 48 Prozent der Befragten berichten von sehr oder eher klaren Vorgaben zur Nutzung von KI-Tools im Unternehmen. Fehlen solche Vorgaben, entsteht im Arbeitsalltag rasch eine Grauzone. Genau dort kann sich Schatten-KI entwickeln: Mitarbeitende nutzen frei verfügbare Tools, ohne dass Unternehmen wissen, welche Daten wohin fliessen.

Welche Folgen fehlende Richtlinien haben, zeigt sich besonders deutlich beim Umgang mit sensiblen Informationen. Knapp die Hälfte der Befragten gibt an, zumindest gelegentlich vertrauliche Informationen in KI-Tools einzugeben. Ein Drittel lädt mehrmals im Monat interne Dokumente und Verträge hoch. 27 Prozent geben sogar kundenspezifische oder persönliche Daten ein. Je nach Art des geteilten Materials können Haftungsfragen entstehen oder sensible Daten in falsche Hände geraten. Gerade deshalb braucht es klare Richtlinien dazu, welche Daten in KI-Tools eingegeben werden dürfen und welche nicht.

Zu diesem internen Risiko kommt ein externes hinzu. KI wird längst nicht nur von Mitarbeitenden genutzt, sondern auch von Cyberkriminellen. Phishing-Nachrichten wirken überzeugender, und auch Deepfake-Anrufe lassen sich immer glaubhafter inszenieren. Das erschwert die Einordnung selbst für erfahrene Experten. Umso wichtiger wird es, Mitarbeitende für diese Art von Cyberangriffen zu sensibilisieren.

In der Studie schätzen 47 Prozent der Befragten ihr Wissen über KI-gestützte Cyberangriffe als gering ein. Gleichzeitig sind 67 Prozent überzeugt, KI-basierte Betrugsversuche erkennen zu können. Gerade diese Diskrepanz ist riskant: Wer sich sicher fühlt, ohne typische Angriffsmuster wirklich zu kennen, unterschätzt unter Umständen die Bedrohung im Arbeitsalltag.

Wer KI sicher und sinnvoll im Arbeitsalltag verankern will, muss zuerst Orientierung schaffen. Mitarbeitende brauchen klare Leitplanken und müssen wissen, welche Tools erlaubt sind, welche Daten tabu sind und an wen sie sich bei Unsicherheiten wenden können. Ebenso wichtig sind Schulungen, die nicht als einmalige Massnahme verstanden werden, sondern mit der technologischen Entwicklung sowie der Bedrohungslage Schritt halten und regelmässig stattfinden.

Auf technischer Ebene müssen Unternehmen steuern können, wo Daten verarbeitet werden, welche Anwendungen zugelassen sind und wie sensible Inhalte geschützt werden. KI-PCs bieten beispielsweise die Möglichkeit, Applikationen lokal auf dem Gerät auszuführen. Abfragen werden schneller bearbeitet und die Daten werden nicht in die Cloud geladen. So greifen auch die Schutzmechanismen auf dem Endgerät: KI-PCs scannen laufend nach Malware, erkennen Bedrohungen schneller, isolieren diese und verschlüsseln die Daten.

Die entscheidende Frage lautet heute nicht mehr, ob Mitarbeitende KI nutzen, sondern ob Unternehmen den Einsatz aktiv steuern. Wer die Governance von KI als Führungsaufgabe versteht, Zuständigkeiten klärt und verbindliche Rahmenbedingungen erstellt, erhöht nicht nur die Sicherheit, sondern schafft auch die Voraussetzungen für einen produktiven und verantwortungsvollen Einsatz der Technologie.