Das BIT weiss nicht, was seine eigene Reorganisation gekostet hat

24. Juli 2015, 15:00
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Laut Finanzkontrolle wurde das interne Grossprojekt "On Bit" nicht genügend transparent abgerechnet.

Laut Finanzkontrolle wurde das interne Grossprojekt "On Bit" nicht genügend transparent abgerechnet.
Von September 2012 bis im März 2014 hat sich das Bundesamt für Informatik und Telekommunikation BIT umfassend reorganisiert. Waren Abteilungen zuvor für einzelne Produkte zuständig, sind sie nun der gesamten Wertschöpfungskette entlang organisiert. Ein organisatorisches Mammutprojekt. Etwas mehr als ein Jahr nach dem Abschluss hat die Eidgenössische Finanzkontrolle nun ihren Bericht veröffentlicht. Die Projektführung bezeichnet sie als "insgesamt angemessen". Sie kritisiert das BIT aber auch, etwa weil die Höhe der Gesamtkosten unklar ist.
Gesamtkosten bleiben unklar
Das Projekt verursachte externe Kosten in Höhe von 6,9 Millionen Franken. Das sind 300'000 Franken mehr als veranschlagt. Etwa die Hälfte des Betrags wurde für Beratung eingesetzt. Das BIT selbst wendete hingegen nur 59'000 Arbeitsstunden auf, fast halb so viel wie geplant. Zumindest wurde es so verbucht. Denn während des Projekts seien zahlreiche Aktivitäten in Folgeprojekte verschoben worden, die an andere Kostenstellen gebucht wurden. So seien die Gesamtkosten nur noch schwer messbar, schreibt die Finanzkontrolle. Auf die undurchsichtige Verbuchung der Projektkosten reagiert die Finanzkontrolle mit der Empfehlung, künftige Projektkosten vollständig im Projektplan zu verbuchen. Wieso wurde zu intransparenten Buchungsmethoden gegriffen? An inside-it.ch schreibt das BIT: "Die Kosten wurden vollständig verbucht. Zwischen Projekten und normalen Betriebsaufgaben gibt es oft Überschneidungen. Als Projektarbeit gelten nur Tätigkeiten, die nicht zu den normalen Aufgaben zählen". Die "laufende Optimierung der Organisation eines Bereichs" werde nicht in Projektkosten ausgewiesen.
Veranschlagt waren für das Projekt ursprünglich rund 107'000 interne Arbeitsstunden. Wie viele davon tatsächlich geleistet wurden, bleibt auch im Bericht unklar. Er liefert nur Einschätzungen. Demnach sei die Zahl wahrscheinlich gesunken, weil es während dem Projekt zu "markanten Ressourcenengpässen" gekommen ist. Pikant an dieser Stelle: Die Finanzkontrolle konnte bei der Suche nach den Ursachen keine vorgängige Machbarkeitsstudie oder Risikoanalyse finden. Auch eine Priorisierung der rund 15 Teilprojekte, die wiederum in jeweils fünf Pakete unterteilt waren, habe nicht stattgefunden.
Kunden sehen keine Verbesserung
Das Projekt sei früh beendet worden, zahlreiche Folgeprojekte noch offen. Die neue Organisation sei aber eingeführt und stelle eine angemessene Antwort auf die zuvor festgestellten Schwächen des BIT dar, resümiert die Finanzkontrolle. Auf die Frage nach Zahl und Ausmass der Folgeprojekte erhält inside-it.ch keine Antwort: "Das Reorganisationsprojekt ist abgeschlossen", schreibt das BIT. Es erwähnt aber in der Antwort auf eine andere Frage den Aufbau einer Betriebsüberwachungsstelle.
Der Erfolg ist noch nicht klar. Während und nach dem Projekt konnte die Finanzkontrolle keine grössere Veränderung der Zufriedenheit bei den Kunden feststellen, lediglich der Support habe gelitten: Ämter beschwerten sich über lange Lösungszeiten und einen erhöhten Koordinationsaufwand. Hier müsse nachgebessert werden. Insgesamt hätten die Ämter bis heute keine spürbare Verbesserung bemerkt. (Michael Küng)

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