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QR-Rechnung – Handeln Sie jetzt!

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Haben Sie die QR-Rechnung in Ihrer Firma schon eingeführt? Falls nicht, handeln Sie jetzt! Stellen Sie sich vor, die von Ihrem Unternehmen erstellten Rechnungen können nicht mehr bezahlt werden.

Das ist kein unrealistisches Szenario, sondern wird auf Sie zukommen, falls Sie die QR-Rechnung noch nicht eingeführt haben.
Rund 15% der Schweizer Unternehmen sind die Umstellung der Rechnungslegung auf QR-Rechnung bisher nicht angegangen. Zur Erinnerung: Nach einer zweijährigen Übergangszeit werden die in der Schweiz aktuell noch verwendeten Einzahlungsscheine am 30.09.2022 endgültig abgeschafft und durch einen einheitlichen Zahlungsteil mit dem sogenannten Swiss QR-Code ersetzt. Zur einfachen Unterscheidung enthält dieser zweidimensionale Barcode in der Mitte ein Schweizer Kreuz, der ihn eindeutig zu anderen QR-Codes abgrenzt. Das System der QR-Rechnung ist hybrid angelegt (Daten sind sowohl maschinenlesbar als auch im Klartext vorhanden) und schlägt ideal die Brücke zwischen der immer noch mehrheitlich versendeten Papierrechnung und dem Wunsch nach automatisierter Belegverarbeitung. Alle zahlungsrelevanten Daten sind im Swiss QR-Code enthalten und können präzise ausgelesen werden. Somit ist sowohl das automatisierte Einlesen in e-Banking-Applikationen via Smartphone als auch der maschinelle Abgleich mit Warenwirtschaftssystemen möglich.
Vielleicht hatten Sie bisher das Gefühl, dass dem Stichtag zur Abschaffung der bisherigen Einzahlungsscheine am 30. September 2022 möglicherweise eine weitere Karenzzeit folgen würde. Dem ist jedoch nicht so. Die Banken machen ernst und schalten das System der ESR-Teilnehmernummern quasi am 1. Oktober 2022 ab. Sind Sie sich daher der Konsequenz bewusst, dass Ihre Kunden nach dem 30. September 2022 keine Ihrer Rechnungen mit ESR/ES-Einzahlungsscheinen mehr bezahlen können? Sie müssen also den Tag der letztmaligen Nutzung von alten Einzahlungsscheinen so wählen, dass der Ausführungstag der Zahlung vor dem 1. Oktober 2022 liegt.
Ein Beispiel: Sie gewähren Ihren Rechnungsempfängern 30 Tage Zahlungsziel. Dann sollten Sie die allerletzte Rechnung mit ESR/ES-Einzahlungsschein spätestens am 31. August versendet haben. Dies würde allerdings nur unter der Voraussetzung gelten, dass sämtliche Rechnungsempfänger die Zahlung fristgerecht vornehmen. Ab 1. Oktober 2022 werden solche Zahlungen nicht mehr von den Banken verarbeitet. Sie müssten dann für jede noch ausstehende Zahlung einen alternativen Zahlungsweg mit dem jeweiligen Rechnungsempfänger vereinbaren. In Ihrer Debitorenbuchhaltung würde dadurch ein Mehraufwand entstehen. Die unausweichlichen Verzögerungen der Zahlungseingänge belasten ausserdem Ihren Cashflow. Warten Sie daher nicht mehr länger ab und leiten Sie noch heute alles Notwendige in die Wege, um rechtzeitig Ihre Rechnungsstellung auf die QR-Rechnung umzustellen.
Die Implementierung der QR-Rechnung kann umfangreiche Anpassungen der IT-Umgebung nach sich ziehen. Unternehmen müssen unbedingt auch die Aufmerksamkeit auf ihren Datenhaushalt richten. Die für den neuen QR-Zahlteil benötigten Daten müssen in passender Form in der Datenbank bereitstehen. Idealerweise liegen bei den Adressdaten z.B. Strasse und Hausnummer, sowie PLZ und Ort als jeweils getrenntes Datum vor. Wenn die bisherige ESR-Referenz zum Zahlungsabgleich weiterhin verwendet werden soll, gilt es wichtige Details zu beachten, damit die Zahlungen auch künftig auf das richtige Zielkonto überwiesen werden. Diese Art der Referenz wird nur noch in Kombination mit einer speziellen QR-IBAN möglich sein, die bei der Hausbank zu beantragen ist.
Die Six Group stellt auf der Seite https://www.paymentstandards.ch/ weiterführende Informationen zur QR-Rechnung zur Verfügung. Zum Beispiel finden Sie hier Leitfäden, wie ein Projekt angegangen wird, wie der Zahlteil gestaltet werden muss, etc.
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Steht ein Update Ihres Rechnungsmoduls zur Verfügung und können Sie dieses Update zeitnah einspielen? Falls nicht, existieren alternative Möglichkeiten für die Erzeugung der QR-Zahlteile.

 

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Sprechen Sie uns an! Wir zeigen Ihnen die Möglichkeiten auf.
Unser Product Manager Office Software & Office Services, Philipp Konietzny, steht Ihnen unter product-management@ricoh.ch gerne zur Verfügung.

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