Die Datenschutzaufsichtsstelle des Kantons Bern hat im vergangenen Jahr die Einführung des neuen Fallführungssystems bei den Sozialdiensten eng begleitet. Das geht aus dem jährlichen Tätigkeitsbericht der Behörde hervor, den der Regierungsrat nun zur Kenntnis genommen hat.

Der Bericht enthalte erstmals eine Statistik zur Tätigkeit der Aufsichtsstelle, heisst es in einer Mitteilung des Regierungsrats. Demnach zeige sich ein deutlicher Mehraufwand. Dieser sei Ausdruck der zunehmenden Digitalisierung im Kanton, die mit einer zunehmenden Komplexität beim Datenschutz einhergehe.

Besonders intensiv befasste sich die Datenschutzaufsichtsstelle mit der Vorabkontrolle des Projekts "Neues Fallführungssystem (NFFS) für Sozialdienste". Als Hauptgrund wird die Reichweite des neuen Systems angeführt: Die Software soll in 85 Behörden mit mehr als 2000 Anwenderinnen und Anwendern zum Einsatz kommen.

In das Projekt involviert sind die kantonale Direktion für Inneres und Justiz (DIJ) sowie die Gesundheits-, Sozial- und Integrationsdirektion (GSI), mehrere Gemeinden sowie zwei IT-Unternehmen. Ein weiterer Grund sei der Zeitplan gewesen: Bevor NFFS flächendeckend eingeführt wird, sollen ausgewählte Sozialdienste es bereits im Pilotbetrieb testen.

Die Datenschützerinnen und Datenschützer begleiteten zunächst die Datenmigration für den Pilotbetrieb. Um die Daten aus den alten Fallführungssystemen ins neue überführen zu können, mussten sie zunächst analysiert und in ein NFFS-kompatibles Zwischenformat gebracht werden. Die geforderten Nachbesserungen seien zeitnah geschehen, so dass das Vorhaben bereits im Januar 2025 umgesetzt werden konnte.

Anschliessend sei die Vorabkontrolle des Gesamtprojekts weitergelaufen, so der kantonale Datenschutzbeauftragte Ueli Buri. Die Pilot-Sozialdienste konnten NFFS in Betrieb nehmen, noch bevor das Verfahren offiziell beendet wurde. Zwischenzeitlich haben er und seine Mitarbeitenden aber noch mit dem Login-System befassen müssen. Denn aus ihrer Sicht müssen sich Mitarbeitende zwingend mit einem Ausweisdokument identifizieren, wenn sie mit sensiblen Personendaten zu tun haben.

Dies war strittig unter den Beteiligten. Damit die Pilot-Sozialdienste gleichwohl ihre Arbeit mit NFFS aufnehmen konnten, habe Buri übergangsweise ein geringeres Sicherheitslevel erlaubt. Die Diskussion habe aber dazu geführt, dass der Sicherheitsstandard künftig auf den ganzen Kanton ausgedehnt wird.

Der Pilotbetrieb sei nur deshalb möglich, weil die Datenschutzaufsichtsstelle von Anfang an in das Projekt einbezogen worden ist. Aktuelle Nacharbeiten würden die Erledigung der Restpendenzen seitens GSI betreffen, inklusive der anschliessenden Prüfung durch die Datenschutzbehörde. Das Projekt spielt auch eine Rolle für die Stadt Bern. Dort stellt sich die Frage, ob das problembehaftete Fallführungssystem Citysoftnet schon bald durch das kantonale NFFS abgelöst werden soll.