Das Neue Fallführungssystem (NFFS) für die Sozialdienste ist ein IT-Grossprojekt des Kantons Bern. 2020 entschied der Kanton, ein eigenes System für das Sozialwesen aufzugleisen. 2023 sprach der Grosse Rat einen Kredit von 52 Millionen Franken für das Projekt. Mit dem NFFS sollen Abläufe vereinfacht und standardisiert werden. Das System soll auch eine bessere Übersicht über die Sozialhilfe und den Kindes- und Erwachsenenschutz (Kesb) ermöglichen.

Doch das Projekt steckt bereits in einer grossen Krise, berichtet das Online-Magazin 'Hauptstadt'. Die Einführung in Pilotgemeinden sei durch den Kanton sistiert worden, die flächendeckende Einführung werde um Jahre verschoben. Zudem sei mit Mehrkosten zu rechnen, zeigen Recherchen des Berner Mediums.

Im Dezember 2025 startete als erste Gemeinde der Sozialdienst Herzogenbuchsee mit einem Pilotbetrieb. Bis Ende 2026 sollten dann sechs Pilotgemeinden mit dem NFFS arbeiten – so der Plan. Bis jetzt läuft das System aber nur in Herzogenbuchsee. "Und auch dort nur bedingt", schreibt 'Hauptstadt' (Paywall). Schon wenige Wochen nach der Inbetriebnahme seien Probleme aufgetreten. "Die Datenübernahme aus dem bestehenden System war unvollständig", erklärt Gemeindeverwalter Rolf Habegger. Das habe zu einem erheblichen manuellen Nacherfassungsaufwand geführt. Weiter hätten zahlreiche Tools im System gefehlt. Auch die implementierte Buchhaltung sei nicht ausreichend für die Bedürfnisse eines Sozialdienstes ausgereift gewesen.

Derzeit fehle im System noch immer ein funktionsfähiges Gesundheitskostenmodul, so Habegger gegenüber dem Magazin. Dieses sei noch in der Entwicklung. Die Vermögensberichte an die Kesb könnten nicht korrekt aus der Applikation generiert werden und es fehlten noch 70% der benötigten Vorlagen. "Vor Mitte 2027 gehen wir nicht von einem Normalbetrieb aus", konstatiert Habegger. Erst dann könne man das System bei weiteren Gemeinden einführen.

Manuel Michel, der Leiter des zuständigen kantonalen Amts für Integration und Soziales, sagt: "Das Projekt NFFS ist in einer schwierigen Phase." Bis Ende 2026 werde keine weitere Gemeinde mit dem neuen System starten – die Software müsse zuerst ausgereifter sein. "Rückblickend erfolgte die Einführung zu früh", so Michel. Die Einführung von NFFS in weiteren Gemeinden sei ab Mitte 2027 geplant, aber nur, wenn die Software dann den nötigen Reifegrad erreicht habe. Der Projekt-Zeitplan werde derzeit überarbeitet.

"Die flächendeckende Einführung verzögert sich um mehrere Jahre", erklärt Michel. Das Programm werde nicht wie geplant 2029 implementiert sein, sondern bis in die 2030er-Jahre dauern. Vorgesehen ist, dass schlussendlich 85 Organisationen und rund 2500 Mitarbeitende das neue System nutzen. Mit der Verzögerung zeichnen sich zudem Mehrkosten ab: "Der bewilligte Kredit von 52 Millionen Franken wird wahrscheinlich nicht ausreichen." Wie hoch diese seien, werde im Rahmen der Neuplanung ermittelt. Kantonsregierung und Parlament würden zu gegebener Zeit informiert.

Entwickelt wird das System von Glaux Software. Die Firma hatte im Juli 2023 einen Zuschlag über knapp 30 Millionen Franken erhalten. Als Betreiber ist Bedag Informatik vorgesehen. Einer der Gründe, warum die Einführung in Herzogenbuchsee "derart holprig und verzögert" verläuft, ist laut Bericht das gewählte Konzept der Softwareentwicklung. Eigentlich wollte der Kanton das System mit einem agilen "Minimum Viable Product"-Ansatz entwickeln. Zuerst sollte zusammen mit den Pilotgemeinden ein Grundsystem mit den minimal nötigen Funktionen entstehen.

"Im Praxisbetrieb hat sich gezeigt, dass dieser Mindeststandard für den Alltag eines Sozialdienstes noch nicht ausreicht", erklärt Amtsleiter Michel. Zudem sei bei Rückfragen der Softwareentwickler deutlich geworden, dass ein einzelner Sozialdienst der Pilotgemeinde Herzogenbuchsee faktisch über Prozessabläufe für den ganzen Kanton hätte entscheiden müssen.

Ein weiteres Problem seien Fehler von Gemeinde sowie Kanton bei der Schulung und Vorbereitung der Mitarbeitenden gewesen. "Unterschätzt haben wir zudem die Belastung eines kleinen Sozialdienstes, der parallel zum Tagesgeschäft ein neues System einführt", räumt Michel gegenüber dem Magazin ein.

Damit zeigt sich ein ähnliches Problem wie bei der Einführung der Fallführungssoftware Citysoftnet in den Städten Bern und Zürich. In Zürich kritisierte der städtische Ombudsmann Pierre Heusser kürzlich die Citysoftnet-Einführung als "misslungen". Wie in Bern habe das Projekt auch in Zürich für Chaos und Überlastung der Mitarbeitenden gesorgt. In der Stadt Bern sollte NFFS eigentlich dereinst auch Citysoftnet ablösen.

Laut Michel sollen beim NFFS-Projekt als nächstes der Verband Bernischer Gemeinden (VBG) und die Berner Konferenz der Sozialdienste (BKSE) ein Entscheidungsgremium einsetzen, das die zentralen Prozesse in den Sozialdiensten verbindlich festlegt. "Ohne gemeinsame Prozesse ist eine flächendeckende Einführung von NFFS kaum realistisch. Deshalb ist dieses Gremium jetzt so wichtig", betont Michel.

Wie 'Haupstadt' schreibt, sei gemäss mehrerer Quellen aber auch ein Abbruch des Projekts eine Option für den Kanton. So würden "Showstopper" eingeplant, bei denen ein möglicher Abbruch jeweils überprüft werden soll. Gegenüber der Nachrichtenagentur 'Keystone-SDA' erklärte die Gesundheits-, Sozial- und Integrationsdirektion (GSI) dagegen, ein Projektabbruch stehe für den Kanton Bern nicht zur Debatte. Alle Vertreter von Gemeinden und Verbänden stünden weiterhin hinter dem Vorhaben.