Der Kanton Aargau sucht eine neue Schulverwaltungslösung. Der Name des Projekts ist "Koneksa" – was in Esperanto "in Verbindung gebracht" bedeutet, wie die zuständige Abteilung Volksschule des Departements Bildung, Kultur und Sport (BKS-VS) anmerkt. Der gesuchte Anbieter soll die Lösung für die Schuladministration – Schulverwaltungs- und Unterrichtsteil – realisieren und zusammen mit dem BKS-VS und den Schulen in Betrieb nehmen.

Vorprojekte hätten einen Handlungsbedarf bei Bildungsidentitäten, Datenaustausch und der Anschlussfähigkeit aller Schulen gezeigt, heisst es im Pflichtenheft. Ziel von Koneksa sei jetzt die Einführung einer kantonalen Identität und der Aufbau der nötigen Dienste und Schnittstellen für deren Nutzung.

Unter anderem ist "eine sichere und einfach nutzbare Bildungsidentität für alle Schülerinnen und Schüler" vorgesehen, damit sie digitale Lernmedien und weitere Online-Dienstleistungen einfach nutzen können. Zudem werde mit Koneksa der Datenaustausch zwischen den Schulen und dem Kanton über Standards und Schnittstellen verbessert sowie der kantonale Edulog-Anschluss umgesetzt.

Aktuell wird von den meisten Schulen Lehreroffice Desktop von der Firma CMI als Hauptlösung für Schülerdatenverwaltung und Zeugnisdruck sowie Lehreroffice Zusatz als Anwendung unter anderem für die Bildungsstatistik genutzt. "Dieses System wird nicht weiterentwickelt und ist zu ersetzen", schreibt das BKS-VS.

Daneben seien an den Schulen auch noch andere Lösungen im Einsatz. Alle entsprechenden Daten sollen migriert werden. "Das zukünftige System wird vom Kanton zur Verfügung gestellt und gilt als zwingend von den Schulen zu nutzender Gegenstand, sodass aktuell von einer 100-prozentigen Nutzung ausgegangen wird", heisst es weiter.

Als Kennzahlen für das Mengengerüst werden im Pflichtenheft angegeben: 192 Schulgemeinden, 682 Schulstandorte inklusive Kindergärten, 350 Personen in den Schulsekretariaten, 9700 Lehrpersonen sowie 83'000 Schülerinnen und Schüler.

Zu den technischen Anforderungen heisst es, dass die neue Schulverwaltungslösung eine browserbasierte Lösung sein muss, die ohne weitere Installationen oder Umwege erreicht werden kann. Auch die einmalige Installation von Softwarepaketen auf Clients oder mobilen Endgeräten werde grundsätzlich nicht akzeptiert. Das Hosting müsse zwingend in der Schweiz erfolgen.

Der gesuchte Anbieter muss das System über eine Laufzeit von mindestens vier Jahren als Software-as-a-Service zur Verfügung stellen. Die Laufzeit kann durch den Kanton mit zwei Optionen von je zwei Jahren verlängert werden. Die Realisierungsphase ist bis Oktober 2025 vorgesehen, danach sollen erste Pilotschulen mit der neuen Lösung starten. Der allgemeine Rollout soll dann ab September 2026 beginnen. Der Abschluss des Projektes Koneksa ist für Februar 2028 geplant.