Stellen wir uns eine Szene vor, die in vielen Unternehmen spielen könnte: Im Vertrieb wird ein Werkzeug gebraucht, um Angebote nachzuverfolgen. Die IT hat dafür frühestens im nächsten Quartal Zeit. Im Team findet sich am Freitag eine Stunde – also wird selbst Hand angelegt.

Früher wäre die Lösung klar gewesen: Excel öffnen, Formel ausprobieren. Vielleicht hätte jemand mit VBA-Kenntnissen geholfen oder gerade "etwas Tolles" mit Access gezaubert. Heute genügt eine Beschreibung an die KI. Wenig später gibt es eine Webanwendung. Mit Suchfunktion, Dashboard und Login. Am Montag bekommt das Team den Link.

Problem gelöst. Zumindest das erste. Denn nun stellen sich Fragen, die im Prompt nicht vorkamen: Wer darf welche Kundendaten sehen? Wo liegen sie? Wer prüft, ob die Anmeldung tatsächlich schützt? Und wer kümmert sich um die Anwendung, wenn irgendwann niemand mehr weiss, wie sie eigentlich entstanden ist?

Willkommen zurück, Schatten-IT. Du siehst gut aus.

Die Geschichte ist älter als generative KI. Fachbereiche brauchen Lösungen, zentrale IT-Abteilungen haben begrenzte Kapazitäten. In der Lücke entstehen Eigenbauten.

Eine Tabelle wird zum Planungswerkzeug, eine Access-Datenbank zum Rückgrat eines Geschäftsprozesses. Irgendwann hängt der Monatsabschluss an einer Datei, deren wichtigste Formel niemand mehr anfassen möchte. Solche Lösungen entstehen oft aus Initiative und echtem Prozesswissen. Wer täglich mit einem Problem arbeitet, versteht es häufig besser, als es in einem Anforderungsdokument dokumentiert werden kann.

Mit KI sinkt nun die Hürde, daraus Software zu machen. Das ist ein enormer Gewinn. Zugleich kann eine Anwendung schneller wachsen als das Verständnis dafür, was ihr Betrieb verlangt.

Eine professionell wirkende Oberfläche verstärkt diesen Effekt. Die alte Excel-Datei sah wenigstens noch nach Eigenbau aus. Die neue App sieht aus, als hätte sich jemand um alles gekümmert.

Führungskräfte reagieren auf diese Entwicklung sehr unterschiedlich: Die einen halten KI auf Abstand. Sie nutzen sie kaum, vertagen Entscheidungen und warten auf eine belastbare Strategie. Ihre Mitarbeitenden warten unterdessen auf eine Lösung.

Wo offizielle Angebote fehlen, werden private Zugänge und improvisierte Anwendungen attraktiv.

Die anderen erklären das Experiment zur Unternehmensstrategie. Alle sollen jetzt mit KI arbeiten, möglichst sofort. Im nächsten Führungskreis wird stolz die App vorgeführt, die "komplett ohne IT" entstanden ist.

Das ist ein beeindruckender Prototyp. Über Zugriffsrechte, Wartung und Fehlerbehandlung sagt die Vorführung wenig aus.

Die einen schaffen ein Vakuum. Die anderen belohnen das Überspringen jener Fragen, die nach der Demo kommen. In beiden Fällen kann Software entstehen, für die sich niemand verbindlich verantwortlich fühlt.

Schatten beginnt dort, wo Nutzung und Verantwortung sich trennen. Das kann auch bei voller Beleuchtung durch die Geschäftsführung passieren.

Dabei lohnt sich eine klare Unterscheidung: Eine mit KI programmierte Anwendung kann im Betrieb ganz gewöhnliche Software sein. Sie verarbeitet Eingaben nach festgelegten Regeln und braucht dafür kein Sprachmodell. Dann geht es vor allem um klassische Software-Risiken wie fehlerhaften Code, ungeschützte Daten oder fehlende Wartung.

Anders ist es, wenn Mitarbeitende vertrauliche Informationen in einen nicht freigegebenen KI-Dienst eingeben oder wenn die selbst gebaute App ein Modell aufruft, etwa um Bewerbungen zu bewerten oder Kundenanfragen zu priorisieren. Dann kommen KI-spezifische Fragen hinzu.

Auch regulatorisch ist diese Abgrenzung relevant. "Mit KI gebaut" sagt noch nichts darüber aus, welche Pflichten greifen. Massgeblich ist, was das System tatsächlich tut und in welchem Kontext es eingesetzt wird. Genau dieses Wissen fehlt bei Schattenlösungen häufig.

KI-Kompetenz ist längst mehr als eine Empfehlung für die nächste Personalentwicklungsrunde. Artikel 4 des "AI Act" der EU verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, Massnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz ihrer Mitarbeitenden und weiterer in ihrem Auftrag handelnder Personen zu ergreifen.

Dabei zählen Vorwissen, Erfahrung und der konkrete Einsatzkontext. Für unsere Geschichte heisst das: Wer seine Mitarbeitenden Anwendungen prompten lässt, muss sie auch befähigen, die Grenzen der Ergebnisse einzuschätzen. Ein funktionierendes Formular belegt noch keine sichere Anwendung. Und wer KI-generierten Code nicht beurteilen kann, muss zumindest erkennen können, wann fachkundige Prüfung nötig ist.

Die Pflicht trifft die Organisation. Sie lässt sich kaum überzeugend mit "Unsere Leute probieren da etwas aus" beantworten. Ebenso wenig ersetzt die Begeisterung der Geschäftsführung den Aufbau von Kompetenz.

Wenn aus dem internen Helfer später ein Softwareprodukt für den Markt wird, kann zusätzlich der "Cyber Resilience Act" relevant werden. Er stellt Anforderungen an die Sicherheit digitaler Produkte über ihren Lebenszyklus. Die Frage, wer sich nach der ersten Demo um Schwachstellen und Sicherheitsupdates kümmert, bekommt dann auch regulatorisches Gewicht.

Neben Kompetenz, Sicherheit und Regulierung stellt sich noch eine strategische Frage: Wie souverän ist ein Unternehmen, das seine Software zwar selbst bauen, aber anschliessend kaum beurteilen oder betreiben kann?

Die neue App macht den Fachbereich zunächst unabhängiger von der Warteschlange der IT. Gleichzeitig entstehen möglicherweise neue Abhängigkeiten: von einer Plattform, einem Modellanbieter oder einer einzelnen Person, die weiss, mit welchen Prompts das Ganze entstanden ist. Liegen Daten und Geschäftslogik in einem Werkzeug, aus dem sie sich kaum herauslösen lassen, kann aus dem schnellen Freiheitsgewinn ein Vendor Lock-in werden.

Digitale Souveränität zeigt sich deshalb auch im Kleinen: Können wir unsere Daten mitnehmen? Kann jemand anderes die Anwendung warten? Können wir den Anbieter wechseln und trotzdem weiterarbeiten?

"Das haben wir selbst gepromptet" ist darauf noch keine Antwort.

Die Antwort auf dieses Dilemma kann kaum darin bestehen, jede kleine Arbeitshilfe durch ein monatelanges Freigabeverfahren zu schicken. Damit würde man die Lücke vergrössern, aus der Schatten-IT entsteht.

Unternehmen brauchen einen klaren Weg vom Experiment in den regulären Betrieb: freigegebene Werkzeuge, geeignete Testdaten und klare Zuständigkeiten. Sobald echte Kundendaten, weitere Nutzer oder wichtige Geschäftsprozesse hinzukommen, braucht es eine angemessene Prüfung und jemanden, der den Betrieb übernimmt.

Die entscheidende Führungsfrage lautet deshalb: "Was muss passieren, bevor aus dieser guten Idee ein Werkzeug wird, auf das sich andere verlassen?"

Wer darauf eine praktikable Antwort hat, kann die Initiative der Fachbereiche nutzen.

Wer nur verbietet oder nur applaudiert, bekommt die nächste Generation jener Excel-Sheets und Access-Datenbanken, die seit zwanzig Jahren "demnächst abgelöst" werden sollen.

Diesmal mit Dashboard.