Ob Of­fer­ten, kom­ple­xe Be­rich­te oder Power­Point-Prä­sen­ta­tio­nen – ge­ne­ra­ti­ve Künst­li­che In­tel­li­genz hat ra­sant Ein­zug in die Schwei­zer Wirt­schaft ge­hal­ten. Tools wie Mi­cro­soft 365 Co­pi­lot wir­beln ein­ge­staub­te Pro­zes­se auf und lie­fern In­halts­ent­wür­fe in Se­kun­den­schnel­le.

Dass KI längst im All­tag an­ge­kom­men ist, zei­gen auch ak­tu­el­le Zah­len von Mi­cro­soft: In der Schweiz nutzt in­zwi­schen mehr als je­de drit­te Per­son im er­werbs­fä­hi­gen Al­ter ge­ne­ra­ti­ve KI – deut­lich mehr als im welt­wei­ten Durch­schnitt. Die Ent­wick­lung geht da­mit klar weg von der Ex­pe­ri­men­tier­pha­se hin zum pro­duk­ti­ven Ein­satz im Ar­beits­kon­text.

Der Pro­duk­ti­vi­täts­schub ist un­be­streit­bar. Doch wäh­rend der «Tur­bo» ge­zün­det ist, zö­gern vie­le Un­ter­neh­men und öf­fent­li­che Ver­wal­tun­gen vor dem un­kon­trol­lier­ten, flä­chen­de­cken­den Roll­out.

Ei­ne Stu­die von De­loit­te Schweiz zeigt, dass hie­si­ge Fir­men beim Ein­satz ge­ne­ra­ti­ver KI oft vor­sich­ti­ger agie­ren als die in­ter­na­tio­na­le Kon­kur­renz. Die Haupt­grün­de da­für sind Be­den­ken rund um die Da­ten­si­cher­heit, man­geln­de Com­p­li­an­ce und Qua­li­täts­ri­si­ken. Denn schnell ge­ne­riert be­deu­tet nicht au­to­ma­tisch un­ter­neh­mens­kon­form.

Das Com­p­li­an­ce-Di­lem­ma: Krea­tiv, aber nicht «Cor­po­ra­te»

Ein KI-ge­ne­rier­ter Text klingt im ers­ten Mo­ment meist über­zeu­gend. Auf den zwei­ten Blick of­fen­ba­ren sich in der Pra­xis je­doch die Schwach­stel­len für Un­ter­neh­men:

Die­se The­men sind be­son­ders kri­tisch in Bran­chen mit ho­hen re­gu­la­to­ri­schen An­for­de­run­gen – et­wa im Fi­nanz- oder Be­ra­tungs­um­feld oder im öf­fent­li­chen Sek­tor.

Das zeigt deut­lich: Die pu­re Ge­ne­rie­rung von In­hal­ten ist nur die hal­be Mie­te. Die wah­re Wert­schöp­fung und die nö­ti­ge Si­cher­heit in der mo­der­nen Do­ku­men­ten­er­stel­lung ent­ste­hen erst dann, wenn KI-In­hal­te naht­los in ein kon­trol­lier­tes, re­gel­kon­for­mes Sys­tem ein­ge­bet­tet wer­den. Kurz ge­sagt: Die vol­le Wir­kung von KI ent­fal­tet sich erst im Schul­ter­schluss mit kom­pro­miss­lo­ser Com­p­li­an­ce.

Hier schlägt die Stun­de von spe­zia­li­sier­ter Tem­pla­te Ma­nage­ment Soft­ware wie pri­me­docs. Die ers­te und na­he­lie­gends­te Um­set­zung die­ses hy­bri­den An­sat­zes ist die Ver­knüp­fung über ei­nen de­di­zier­ten KI-Agen­ten für un­ter­neh­mens­kon­for­me Do­ku­men­tener­stel­lung.

Der pri­me­docs Agent – in die­sem Bei­spiel über Mi­cro­soft 365 Co­pi­lot – zeigt, wie die Zu­kunft aus­sieht: Per ein­fa­chem, prä­gnan­tem Prompt greift die KI kon­text­be­zo­gen auf Da­ten aus Out­look, Teams oder Sha­re­Point zu und struk­tu­riert den In­halt. Doch statt den Text un­kon­trol­liert in ein lee­res Do­ku­ment aus­zu­ge­ben, steu­ert pri­me­docs im Hin­ter­grund so­fort das pas­sen­de, mar­ken­kon­for­me Cor­po­ra­te-De­sign-Tem­pla­te an.

Die KI lie­fert die krea­ti­ve In­tel­li­genz, das Tem­pla­te Ma­nage­ment si­chert die Cor­po­ra­te De­sign Leit­plan­ken.

Se­hen Sie in die­sem be­ein­dru­cken­den Vi­deo, wie das aus­se­hen kann.

Ech­te Com­p­li­an­ce zeigt sich im De­tail. Auch wenn die KI ei­nen über­zeu­gen­den Ent­wurf lie­fert, müs­sen Pflicht­tex­te, Haf­tungs­aus­schlüs­se oder pro­dukt­spe­zi­fi­sche In­hal­te je­der­zeit kor­rekt und ak­tu­ell sein.

Mit pri­me­docs sind Mit­ar­bei­ten­de da­bei nicht auf die «Krea­ti­vi­tät» der KI an­ge­wie­sen. Be­reits in den dy­na­misch ge­wähl­ten Vor­la­gen sind zen­tra­le, frei­ge­ge­be­ne In­hal­te hin­ter­legt.

Die­se ge­prüf­ten In­halts­bau­stei­ne las­sen sich auch in der Nach­be­ar­bei­tung ein­fach per Drag & Drop einfügen. So ent­steht ein ef­fi­zi­en­ter Work­flow mit ho­her in­halt­li­cher Verläss­lich­keit – oh­ne Ri­si­ko durch ver­al­te­te oder in­kor­rek­te For­mu­lie­run­gen.

Ge­ra­de in stark re­gu­lier­ten Bran­chen wie z.B. dem Ge­sund­heits­we­sen, Phar­ma, Che­mie und For­schung ent­schei­dend.

Vie­le GE­VER-An­bie­ter (elek­tro­ni­sche Ge­schäfts­ver­wal­tung) er­wei­tern ih­re Lö­sun­gen der­zeit um KI-Funk­tio­nen. Mit­ar­bei­ten­de kön­nen da­mit per Prompt In­hal­te di­rekt aus be­ste­hen­den Ge­schäfts­da­ten ge­ne­rie­ren. Die Her­aus­for­de­rung be­steht je­doch dar­in, die­se KI-ge­ne­rier­ten In­hal­te naht­los in die Do­ku­mentstan­dards der Ver­wal­tung zu über­füh­ren. Denn erst durch die Ein­hal­tung von Cor­po­ra­te De­sign, for­ma­len Vor­ga­ben und Com­p­li­an­ce-Richt­li­ni­en ent­ste­hen Do­ku­men­te, die den An­for­de­run­gen der öf­fent­li­chen Ver­wal­tung ge­recht wer­den.

Ge­nau hier setzt die Wei­ter­ent­wick­lung von pri­me­docs an. Ziel ist es, KI-ge­ne­rier­te In­hal­te künf­tig di­rekt aus dem GE­VER-Sys­tem her­aus in stan­dar­di­sier­te und re­gel­kon­for­me Do­ku­men­te zu über­füh­ren. Die fer­ti­gen Do­ku­men­te kön­nen an­schlies­send au­to­ma­ti­siert wie­der in die GE­VER-Lö­sung zu­rück­ge­führt und ar­chi­viert wer­den.

Ein Bei­spiel da­für ist KI+ von CMI, das KI si­cher, in­te­griert und ent­lang der Schwei­zer Da­ten­schutz­an­for­de­run­gen di­rekt in ihr GE­VER- und Ver­wal­tungs­sys­tem ein­bet­tet. Ei­ne An­bin­dung von pri­me­docs an CMI’s KI+ ist be­reits ge­plant, um KI-ge­ne­rier­te In­hal­te naht­los in stan­dar­di­sier­te und com­p­li­an­ce-kon­for­me Do­ku­men­te zu über­füh­ren.

Die Fra­ge lau­tet heu­te nicht mehr, ob KI im Do­ku­men­ten­ma­nage­ment ein­ge­setzt wird, son­dern wie stra­te­gisch man vor­geht. Wer den An­schluss nicht ver­lie­ren will, muss jetzt star­ten – je­doch mit kla­rem Fo­kus und mess­ba­ren Leit­plan­ken statt blin­dem Ak­tio­nis­mus.

Sie möch­ten KI in Ih­rer Or­ga­ni­sa­ti­on sinn­voll, ver­ant­wor­tungs­voll und si­cher ver­an­kern – un­ab­hän­gig da­von, wel­che Soft­ware Sie ak­tu­ell nut­zen? Pri­me­Soft un­ter­stützt Sie mit mass­ge­schnei­der­ten KI-Schu­lun­gen und Stra­te­gie-Work­shops. Ler­nen Sie, Prompts rich­tig zu set­zen, loh­nen­de Use-Ca­ses zu iden­ti­fi­zie­ren und recht­li­che Ri­si­ken von An­fang an zu mi­ni­mie­ren. Denn der bes­te Zeit­punkt an­zu­fan­gen ist jetzt.

Die Pri­me­Soft Group ist füh­ren­der Mi­cro­soft-Spe­zia­list für Tem­pla­te Ma­nage­ment und KI-ge­stütz­te Do­ku­men­ten­pro­zes­se. Mit Stand­or­ten in Baar (ZG), Eschli­kon (TG) und Mün­chen un­ter­stützt Pri­me­Soft Un­ter­neh­men und Ver­wal­tun­gen da­bei, ih­re Do­ku­men­ten­land­schaft ef­fi­zi­ent, si­cher und mar­ken­kon­form zu ge­stal­ten.

Zahl­rei­che Un­ter­neh­men aus der Pri­vat­wirt­schaft und dem öf­fent­li­chen Sek­tor set­zen be­reits auf Pri­me­Soft-Lö­sun­gen. Sie al­le pro­fi­tie­ren von au­to­ma­ti­sier­ten Pro­zes­sen, die Zeit spa­ren und Mar­ken­iden­ti­tät si­chern.