10 Mitarbeitende zählt die IT-Abteilung der Stadt Kloten. Sie stellen für die gesamte Verwaltung, Schulen, Pflegezentren und Sportanlagen die IT-Services bereit. Das soll sich ändern, wie aus einer aktuellen Ausschreibung bei Simap hervorgeht.

Zukünftig sollen 4 Bereiche ausgelagert werden: Netzwerk, IT-Infrastruktur, Basis Services & Security, digitaler Arbeitsplatz und Telefonie. Kloten verspricht sich davon einen wirtschaftlicheren und effizienteren Betrieb, die Modernisierung der IT-Umgebung und besseren Schutz gegen Cyberkriminelle. Wörtlich steht in der "Präqualifikation" zur Ausschreibung, die inside-it.ch vorliegt, dass ein "technisches Sicherheitskonzept" erstellt werden muss.

Auf Anfrage ergänzt Michael Gelin, Leiter Marketing und Kommunikation der Stadt, dass wesentliche Teile der IT-Infrastruktur am Ende ihres Lebenszyklus angeklagt seien und erneuert werden müssten. "Die Umsetzung der Digitalstrategie und die neue Ausrichtung der IT-Abteilung führen dazu, dass sich die IT in Zukunft mehr um die Bedürfnisse der internen Kunden kümmern soll und deshalb 'Commodity-Services' extern bezieht". Ein direkter Stellenabbau sei durch das Outsourcing aber nicht geplant. "Es werden allenfalls einige Stellen nicht wieder besetzt, die aufgrund von Pensionierungen oder natürlicher Fluktuation frei werden", so Gelin.

In Kloten wünscht man sich eine "proaktive und partnerschaftliche Zusammenarbeit mit dem oder den zukünftigen Anbietern". Ausgeschrieben ist das Outsourcing in 4 Losen, jeweils zu den genannten 4 Bereichen. Teilangebote zu einzelnen Losen seien aber nicht zugelassen. Gelin betont, dass man alle Aufgaben nur an einen Anbieter vergeben will, dieser "kann dafür aber bis zu maximal drei Subunternehmer beauftragen, falls er nicht alle Services eigenständig erbringen kann oder will".

Ob die Stadt das Projekt allerdings überhaupt durchführen will, steht offenbar noch in den Sternen. Man behalte sich vor, "das Projekt zu verschieben, den Scope anzupassen, nur eine Auswahl der Lose zu beziehen beziehungsweise sie an unterschiedliche Anbieter zu vergeben oder das Vorhaben ganz auszusetzen", heisst es in der Präqualifikation. Der obsiegende Anbieter habe "keinen Anspruch auf einen Vertragsabschluss basierend auf dieser Ausschreibung".

Falls man sich in Kloten dennoch zu einem Outsourcing durchringen kann, soll es frühestens im Frühling 2025 damit losgehen. Der Start des Transitionsprojektes sei auf August 2024 geplant, das könne sich aber aus politischen Gründen noch verschieben. "Wie bei jeder öffentlichen Beschaffung müssen die zuständigen Gremien die entsprechenden Kredite erst noch sprechen und die Vergabe genehmigen", erklärt Gelin.

Zu den möglichen Kosten will sich die Stadt nicht äussern. Aber Michael Gelin schreibt dazu: "Wir haben selbstverständlich gewisse Erwartungen. Diese möchten wir jedoch zu diesem Zeitpunkt nicht öffentlich kommentieren".

Offen ist derweil, wie attraktiv diese Ausschreibung für mögliche Outsourcing-Partner überhaupt ist. Der Aufwand einer Eingabe ist nicht zu unterschätzen – vor allem bei der Möglichkeit, dass das Projekt gestoppt wird, bevor es überhaupt angefangen hat. Michael Bischof, Spezialist für Gemeinde-IT, bestätigt, dass im Kontext Teil-Outsourcing im Gemeindeumfeld "bei vergleichbarer Benutzerzahl die Ausschreibung sehr hohe formale Anforderungen setzt".

Zudem werde auf das aufwändige selektive Verfahren gesetzt, "welches der Gesetzgeber primär für sehr komplexe oder vertrauliche Vorhaben geschaffen hat", so Bischof weiter. In diesem Verfahren würden nur sogenannte "Präqualifikationsunterlagen" veröffentlicht. Bezugnehmend auf diese "reichen interessierte Anbieter ihre 'Qualifikationsunterlagen' ein". Nur wer diese erste Triage überstehe, erhalte die eigentlichen Ausschreibungsunterlagen. "Diese sind dann genauso wie das Bewertungsschema nicht mehr öffentlich einsehbar", so Michael Bischof.