Nachdem die Eidgenössische Finanzkontrolle (EFK) bereits 2020 eine erste Prüfung der neuen ERP-Plattform des Bundes durchgeführt hat, folgte nun eine weitere mit Fokus auf die Governance des Projekts. Die Überprüfung habe im Wesentlichen gezeigt, dass "der Programmaufbau gelungen sei, die Projektarbeiten aber teilweise im Verzug sind", schreibt die EFK in ihrem Bericht. Des Weiteren sei die Governance in verschiedenen Teilen noch zu verstärken, empfiehlt die Aufsichtsbehörde. Zudem könne die Wirksamkeit der Steuerungsinstrumente verbessert werden, womit auch das Qualitätsmanagement gestärkt werden würde.

Die derzeit vom Bund für Supportprozesse eingesetzte ERP-Plattform wird vom Hersteller SAP nur noch bis Ende 2027 unterstützt. Aus diesem Grund hat der Bundesrat 2017 entschieden, eine neues ERP zu beschaffen. Geschehen soll dies mit den Programmen Superb und ERP Systeme V/ar. Der Start der zivilen Lösung Superb fand 2018 unter Führung des damaligen Informatiksteuerungsorgans des Bundes (ISB) statt. 2020 wechselte die Leitung dann zum Bundesamt für Bauten und Logistik (BBL). Bei der Übernahme hat das BBL die Programmorganisation neu aufgebaut und auf eine agile Führungsmethode umgestellt. Superb verfügt über ein Budget von insgesamt 485 Millionen Franken.

Seit der Übernahme des Projekts durch das BBL seien gute Fortschritte beim Aufbau der neuen Programmorganisation erzielt worden, schreibt die EFK weiter. Bereits im April lobte die Behörde die Änderung der Projektstrategie. Als "Dauerherausforderung" wird im Bericht allerdings die Planung und Verfügbarkeit von Personalressourcen – vor allem im Bereich der SAP–Fachspezialisten – beschrieben.

Weniger gut sieht es laut der EFK auch aus, wenn es um die Einhaltung von Terminen geht. Die Vorabnahme des Kernels habe nicht wie geplant am 30. Juni 2021 abgeschlossen werden können. Auch die gleichzeitig terminierte Cloud-Integration habe nicht stattgefunden, hält die EFK weiter fest. Hierzu haben teilweise die notwendige Unterstützung von seitens des Lieferanten sowie übergeordnete Rahmenbedingungen gefehlt. Für die EFK ist es unabdingbar, dass bundesweite Vorgaben im Bereich Cloud-Einsatz rasch verabschiedet und in Kraft gesetzt werden.

Die Projektleitung werde einerseits mittels Monatsberichten und andererseits durch wöchentliche Abstimmungen der Programmleitenden durchgeführt. Diese werden zusätzlich durch einen externen Risiko- und Qualitätsmanager unterstützt. Auffallend sei dabei gemäss der EFK, dass dieser die Bericht­er­stattung des Programms nicht kritisch hinterfragt. Zur Überprüfung der Wirksamkeit der umgesetzten Massnahmen zieht die EFK in Erwägung demnächst ein Gesamtreview des Systems durchzuführen

Ebenfalls seien wichtige Dimensionen der bevorstehenden Transformation bisher zu wenig in der Programmplanung ausgewiesen, ist dem Bericht zu entnehmen. Die nötige Transparenz im Hinblick auf den kritischen Pfad sowie wesentliche Abhängigkeiten sei auf der Roadmap, welche als Übersicht dient, nicht ausreichend abgebildet, so die Kontrollbehörde. Positiv zu erwähnen sei jedoch, dass ein Projekt geplant sei, welches die rechtlichen Voraussetzungen schaffen soll, um departementsübergreifende Synergiepotenziale zu nutzen.

Mit der Prüfung hat die EFK auch die Umsetzung von Empfehlungen aus dem ersten Bericht 2020 kontrolliert und konnte feststellen, dass alle 3 umgesetzt wurden.

Das BBL zeigte sich mit einem Grossteil der neuen Empfehlungen der EFK einverstanden, verwies gleichzeitig aber auch darauf, dass von der Prüf­be­hörde Punkte bemängelt wurden, die im Rahmen der agilen Projekt­ent­wicklung bereits aus der Welt geschaffen wurden.

In einem weiteren Bericht zu Superb hat sich die EFK auf die Planung und Realisierung des Beschaffungsprozesses fokussiert. Die Prüfungs­schwer­punkte richteten sich dabei auf die geänderte Programm-Einführungsvariante, die statt einem parallelen Neuaufbau neu Step-by-Step vollzogen wird. Zum Prüfungszeitpunkt befanden sich viele Arbeiten noch in der Planung und die Realisierung stehe erst an, so die Behörde.

Eine bundesweite Harmonisierung und Standardisierung der neuen Beschaffungs­lösung werde zwar nicht vollumfänglich erreicht, es bestehe aber trotzdem die Chance für eine deutliche Verbesserung gegenüber der heutigen Situation, schreibt die EFK. Dafür seien bis zur geplanten Inbetriebnahme am 1. Januar 2025 allerdings noch einige Hürden zu überwinden.

Nicht erreicht werden könne hingegen ein über die gesamte Bundes­ver­waltung standardisierter Beschaffungsprozess, schreibt die EFK. Die Anforderungen im Programm ERPSYSVAR in Bezug auf das einsatzrelevante System würden die Umsetzung der bundesweiten Standardbeschaffungs­prozesse schlichtweg nicht zulassen, ist dem Bericht zu entnehmen.

Damit der systemübergreifende End-to-end-Beschaffungsprozess möglichst medienbruch-frei genutzt werden kann, sollen die Schnittstellen zwischen SAP und Acta Nova eine wichtige Rolle spielen. Dafür werden im BBL werden zwei einzelne Projekte geführt: Superb und Genova@Bil. Die EFK bemängelt, dass die beiden Vorhaben verschiedene Projektauftraggeber haben und nicht unter der gemeinsamen Schirmherrschaft des Programms Superb stehen.

Auch wenn die beiden Projektauftraggeber direkt durch den Direktor BBL geführt werden, fehlt aus Sicht der EFK an einer übergeordneten strategischen Steuerung. Aus diesem Grund empfiehlt die EFK, eine Zusammenlegung der beiden Projekte zu prüfen, oder zumindest Genova@Bil in Superb zu integrieren.