Die Beschaffung der Schul­ad­mini­strations­software Educase endete für den Kanton Luzern in einem Debakel: Nachdem die Einführung des Projekts im Februar aufgrund von gravierenden Problemen ab­ge­brochen wurde, teilten die Entwickler im Juli mit, dass der Betrieb der Software ganz eingestellt wird. Seither wird an den Luzerner Schulen – aber auch an solchen in Appenzell Ausserrhoden – nur noch mit einer Übergangslösung gearbeitet.

Auf der Beschaffungsplattform Simap sucht das Bildungs- und Kultur­de­parte­ment des Kantons Luzern (BKD) nun zusammen mit dem Verband Luzerner Gemeinden (VLG) nach einem neuen Anbieter für eine Schuladministrations­soft­ware. Zum Zuge kommen soll dabei das "wirtschaftlich günstigste An­ge­bot", heisst es in den Unterlagen zu der Ausschreibung. Das ent­sprech­ende Kriterium soll zu 30% für die Vergabe des Auftrags entscheidend sein. Gleich­zeitig werden die funktionalen Kriterien mit 35%, die anbieterbezogenen Kriterien mit 20% und die Präsentation mit 15% gewichtet.

Laut der Leistungsübersicht soll die neue Software in einen zentralen Man­dan­ten sowie einen Schulmandanten aufgeteilt werden. Während der Schulman­dant für den gesamten Schulbetrieb nötig sei, soll der zentrale Mandant gemäss dem Zielbild die übergeordnete Administration der Schulen ermöglichen und zur Unterstützung bei schulübergreifenden Abläufen beitragen. Aufgrund dessen müssen der zentrale- und der Schulmandant auch miteinander verbunden sein und ein Datenaustausch zulassen, heisst es in der Ausschreibung.

Dazu müssen noch weitere Verbindungen und Schnittstellen zu anderen Tools geschaffen werden. Unter anderem zur Stundenplanungssoftware, zum Authentifizierungsdienst Edulog, zu Microsoft 365 oder der Lehrer-Software Lehreroffice, aber auch zu verschiedenen Finanzsystemen wie Informa Newsystem, Innosolvcity, Dialog oder SAP.

Weiter geht aus dem Beschrieb hervor, dass zusätzlich noch ein Portal für die Kommunikation mit den Erziehungsberechtigten geschaffen werden soll. Damit soll ein Grossteil der Kommunikation zwischen Schule, Lehrpersonen, Tagesstrukturen, Musikschulen und den Eltern digital abgewickelt werden. Eltern könnten ihre Kinder so direkt für einen Skitag oder ein Betreuungs­an­gebot anmelden. Die Übernahme von Daten aus dem Portal in die Schul­ad­mini­strationssoftware soll dabei möglichst medienbruchfrei sein.

Bereits Anfang Juli liess das BKD verlauten, dass für das neue Projekt mit dem Namen StabilLU eine Organisation eingesetzt werde, in der unter anderem auch Schulleitungen, Informatikbeauftragte von Schulen sowie Mitarbeitende aus den Schulsekretariaten vertreten sind. Zudem soll die Projektorganisation durch ein externes Qualitäts- und Risikomanagement begleitet werden. Im Pflichtenheft zur Ausschreibung finden sich aber noch weitere Details.

So sieht der Zeitplan in der Ausschreibung vor, dass bis im September 2022 Angebote eingereicht werden können. Im Anschluss sollen dann technische Verhandlungsrunden geführt werden und die Offerten präsentiert werden. Bis Ende 2022 soll so ein Zuschlagsempfänger ermittelt werden. Dazu müsse allerdings noch ein Sonderkredit vom Kantonsrat genehmigt werden, heisst es im Pflichtenheft.

Geht es nach den Plänen des Departements, soll ab Anfang 2023 ein Detail­konzept erarbeitet und ein Pilotbetrieb gestartet werden. Dabei soll dieser Testbetrieb mindestens 3 Gemeinden umfassen – davon eine kleinere, eine mittlere sowie entweder Emmen, Kriens oder Luzern – und sämtliche Prozesse wie Regelschule, Tagesstruktur, Musikschule, Schuldienst oder Sonderschule abdecken.

Die Abnahme des Pilotbetriebs soll auch durch Audits begleitet werden, in denen die Einhaltung der Vorgaben des Kantons Luzern kontrolliert werden. Dabei sollen insbesondere die Funktionalität, die IT-Sicherheit und der Datenschutz mit Penetrationstests überprüft werden. Dazu sollen der Zuschlagsempfänger und das zuständige Rechenzentrum auch in Zukunft für den Kanton auditierbar sein, so das Pflichtenheft.

Im laufenden Betrieb soll der gewählte Anbieter dann auch dafür sorgen, dass eine regelmässige Sicherheitsprüfung der Software gemacht wird. Dabei soll quartalsweise über Sicherheitsmassnahmen, Änderungen im IT-Sicherheits­management, Sicherheitsvorfälle, die Ergebnisse von Audits oder über mögliche Penetrationstests berichtet werden.

Zudem soll mindestens alle 2 Jahre ein Pentest und ein unabhängiges Sicher­heits­audit durchgeführt werden. Ausserdem behält sich der Kanton vor, dass sowohl die Software als auch das Rechenzentren durch eine unabhängige Stelle auditiert werden. Dazu soll auch der kantonale Informatik-Sicher­heits­be­auf­tragte stichprobenartige Prüfungen durchführen können.

Der Betrieb und die Datenhaltung der neuen Schuladministrationssoftware soll ausschliesslich in der Schweiz erfolgen und der kantonalen Verordnung über die Informatiksicherheit und über die Nutzung von Informatikmitteln entsprechen. Die verwalteten Daten und Personendaten sollen dabei besonders geschützt und als geheim klassifiziert werden. Zudem sollen täglich Backups durchgeführt werden.

Bleibt zu hoffen, dass der Kanton Luzern bei der Vergabe des Auftrags ein glücklicheres Händchen hat als noch 2013 und dass schlussendlich nicht das günstigste, sondern ein technisch ausgereiftes Angebot den Zuschlag erhält, damit sich das Debakel nicht wiederholt.