Im Prinzip ist das Handeln von Behörden und Verwaltungen öffentlich. Unter Berufung auf das Öffentlichkeitsgesetz können alle Bürgerinnen und Bürger Einsicht in interne Dokumente verlangen, und normalerweise muss diese auch gewährt werden.

Wenn es nach dem Zürcher Regierungsrat geht, soll sich das bald ändern. Er will das Gesetz über die Information und den Datenschutz dahingehend ändern, dass die Protokolle nicht öffentlicher Sitzungen nicht mehr herausgegeben werden müssten.

Martin Stoll, Initiant und Geschäftsführer des Vereins Öffentlichkeitsgesetz.ch, stört sich an der Verschärfung des Gesetzes. "Sinn und Zweck des Öffentlichkeitsgesetzes werden pulverisiert, wenn es keine Schlichtungsverfahren gibt." Bei selbstbewussten Verwaltungen mit guten Juristinnen und Juristen bleibe dann oft nichts anderes mehr als der Rechtsweg, so Stoll, der sich mit seinem Verein für transparente Behörden einsetzt.

Gerade die fortschreitende Digitalisierung in den Verwaltungen wäre eine Chance, Verwaltungsarbeit nachvollziehbar zu machen und Transparenz zu schaffen. "Aber damit tun sich Verwaltungen noch recht schwer, sowohl kantonal wie auch beim Bund." Stoll erinnert an ein Pilotprojekt beim Bund namens "Single Point of Orientation": In dessen Rahmen sollten sämtliche Dokumente der Bundesverwaltung in einem Online-Katalog öffentlich verzeichnet werden. "Aber leider wurde das nicht weiterverfolgt."

Generell seien Geschäftsverwaltungssysteme heute eher ein Problem, denn eine Lösung, so Stoll. Behörden wüssten teilweise selbst nicht genau, welche Dokumente sie zu welchem Thema verzeichnet haben. Hinzu komme, dass "die Kommunikation über Dienste wie Whatsapp, SMS oder vergleichbare Kanäle nicht dokumentiert wird". Er kenne kein Gever-System mit einer Whatsapp-Schnittstelle, obwohl die Kommunikation darüber auch archiviert werden müsste, wenn sie geschäftsrelevant ist. "Ich habe das Gefühl, dass Verwaltungen oft auch die IT zu Hilfe nehmen, um gewisse Informationen zu verstecken."

Eine weitere Gefahr sieht Stoll beim Einsatz von Tools mit Künstlicher Intelligenz oder Gesichtserkennungstechnologien. "Damit dazu eine öffentliche Diskussion geführt werden kann, müssen von den Behörden alle Dokumente zur Verfügung gestellt werden." Stoll vermutet, dass Verwaltungen "oftmals die Diskussionen mit Wissensträgern in der Zivilgesellschaft fürchten".